Ein tierisch gutes LIMS

Labor-Informations-Management-Systeme (LIMS) bringen Effizienz und Flexibilität, sofern sie richtig geplant werden. Der Tiergesundheitsdienst Bayern hat dies erkannt und mit Limsophy LIMS eine Software eingeführt, die Auftragsverwaltung, Probenmanagement und mehr abbildet. Eine Erfolgsgeschichte.

Grub bei Poing in Bayern ist das Kompetenzzentrum der Veterinärmedizin. Viele Forschungsinstitute und Landesämter haben hier ihren Sitz bezogen. Die Gemeinde führt zahlreiche Wissenschaftler in ihrem Einwohnerregister, dem ehemaligen Pionier der Veterinärforschung Prof. Wilhelm Zorn ist eine Straße gewidmet und es gibt einen kleinen Wildpark am Rande der Gemeinde. Der Tiergesundheitsdienst Bayern (TGD) ist eine Selbsthilfeeinrichtung der bayerischen Landwirtschaft mit großer Verantwortung für alle wichtigen Nutztierarten. Mit der Gründung des TGD gelang es, die Interessen aller bis dahin entstandenen Organisationen unter einem Dach zu vereinen. Im Mittelpunkt steht die Gesundheit der Tiere und damit auch die Sicherstellung gesundheitlich einwandfreier Nahrungsmittel, die von diesen Tieren stammen. Doch wie erfüllt man diesen Auftrag am besten? Das Team des TGD Bayern erlaubt einen Blick hinter die Kulissen.

Die beiden treibenden Kräfte bei der Digitalisierung des TGD Bayern sind die IT-Leiterin Sabine Otto und Dr. Claudia Nessler aus der Laborleitung. Der TGD besitzt zehn Standorte über ganz Bayern verteilt und betreibt mehrere Labore an seinem Hauptstandort in Poing. Er beschäftigt 260 Angestellte, darunter Tierärzte, Beratungs- und Laborpersonal. Pro Jahr werden über drei Millionen Proben ausgewertet und unzählige Tiere untersucht. Ohne die entsprechende IT-Infrastruktur kann ein solcher Betrieb heutzutage nicht aufrechterhalten werden.

Besser gleich ein LIMS

Das Herzstück dieser Infrastruktur ist beim TGD Bayern ein modernes LIMS, welches Dienstleistung, menschliche Skills sowie Analysedaten in Form eines Auftrages zusammenführt und verwaltet. „Bei der Digitalisierung der Unternehmensprozesse ist es wichtig, dass man sowohl die eigenen Prozesse wie auch die Firmen-Infrastruktur und die Bedürfnisse aller Stakeholder kennt“, sagt IT-Leiterin Otto. „Nur dann geht man einen gemeinsamen Weg und alle Komponenten verschmelzen zu einer effizienten Arbeitsumgebung.“ Dies war vor zehn Jahren noch keineswegs der Fall. Damals wurden die Aufträge in Papierform verwaltet, man war weit entfernt von einem holistischen Ansatz. Ein Excel-Dschungel sowie selbstgestrickte Datenbanken wurden dem wachsenden Auftragsvolumen und den eigenen Ansprüchen nicht mehr gerecht, schließlich engagierte man einen externen Dienstleister. Dieser war aber nicht vom Fach und verstand die Laborumgebung zu wenig – der Tiefpunkt war erreicht. Es benötigte viel Mut von der neuen IT-Leiterin Otto, als sie eines Tages auf den Tisch schlug und meinte so könne es nicht weitergehen. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung machte man sich auf die Suche nach einem LIMS und definierte einen Anforderungskatalog. Die Wahl fiel, nach reiflicher Überlegung, auf die Schweizer Anbieterin AAC Infotray AG, die neben Limsophy LIMS auch Fachwissen und Erfahrung mit ins Projekt einbrachte. Eine Entscheidung, die im Nachhinein beim TGD niemand bereut.

Die Prozesse formen das LIMS

Der Tiergesundheitsdienst bietet ein umfangreiches Spektrum an Dienstleistungen in den Bereichen Diagnostik, Tiergesundheit und Beratung an, wobei sich der Auftrag nicht nur auf die großen Nutztierarten konzentriert, sondern auch Bienen und Fische umfasst. Landwirte können sich zum Umgang mit Maul-und-Klauenseuche beraten lassen, zum optimalen Ausbau ihrer Ställe, der Belüftung oder zur Ernährung ihrer Tiere. Die Leistungen des TGD stehen den praktizierenden Tierärzten genauso zur Verfügung wie der interessierten Wirtschaft. Zwei weitere wichtige Bereiche sind die praxisorientierten Forschungsaufträge, die vom Bund und dem Freistaat Bayern vergeben werden, oder die Einbindung in landesweite Untersuchungs- und Bekämpfungsprogramme gegen Seuchen. Das Labor des TGD Bayern findet täglich die Balance zwischen diesen verschiedenen Anforderungen: einerseits wenige Proben mit großem Verwaltungsaufwand, andererseits Massenproben mit hohem Durchsatz, die gleichzeitig auch zeitkritisch sind. Limsophy LIMS puffert die Heterogenität dieser Aufträge, indem es den Auftrag als zentrales Element erstellt und die Zusatzinformationen zu Landwirt, Proben und Medikamenten mit diesem Auftrag verknüpft. Die gleiche Komplexität herrscht bei den Rechnungen. So hat z. B. jedes Tier eine eigene Verrechnungsklasse, die Stundensätze von Ärzten oder Technikern sind verschieden hoch, viele Landwirte sind Mitglied bei einem Agrarverband, wo sie günstigere Konditionen für Veterinärdienstleistungen erhalten. Die Medikamente und Sachmittel kommen als krönender Abschluss noch hinzu. „Unsere Fakturierung stellt sehr hohe Anforderungen an das Laborsystem“, sagt IT-Leiterin Otto. „Das geht so weit, dass gewisse Aufträge mehrere Rechnungsempfänger haben können: den Landwirt, seinen Verband und vielleicht noch eine Ausgleichskasse. Stolz sind wir darauf, dass unser LIMS für diese verschiedenen Leistungsempfänger gesammelte Rechnungen zusammenstellt, sodass nicht jede Rechnung einzeln verschickt werden muss.“ Die Komplexität bei diesen Rechnungsvarianten konnte im Vorfeld unmöglich antizipiert werden, es braucht also eine Software, die sich an diese unerwarteten Situationen anpassen kann. Die Umsetzung von spezifischen Anforderungen wird in solchen Fällen vom Team des TGD und der Projektleitung der AAC Infotray AG gemeinsam ausgearbeitet, wobei oft Erfahrungswerte aus anderen LIMS-Projekten in die Lösung einfließen.

Das LIMS gehört zum Kreativteam

„Als wir uns für diesen LIMS-Anbieter entschieden haben, war die Expertise des Herstellers im Laborumfeld ein wichtiges Kriterium“, betont Ottos Kollegin Nessler, die LIMS-Beauftragte des Labors. „Es hat uns bei der AAC Infotray AG gut gefallen, dass das Projektleitungsteam ausschließlich aus Naturwissenschaftler:innen besteht. Sie verstehen sofort, was wir wollen und begegnen uns auf Augenhöhe. Beeindruckt waren wir vom ‚Perlenprinzip‘ der Software, was vereinfacht bedeutet, dass die Daten in verschiedenen Modulen und Darstellungen betrachtet werden können, wodurch eine komplexere Analyse möglich ist.“ Die enge Zusammenarbeit im Team führt fast immer zu den besten Ergebnissen. Daher einigte man sich darauf – auch nach Projektabschluss – wöchentliche Meetings abzuhalten, um die Anwendung weiter zu optimieren. Mittlerweile ist dabei die 156. Version der angepassten Basissoftware entstanden. „Technisch können wir fast alles selbst machen, aber wir brauchen die Meetings, um das System weiterzuentwickeln – und da sind unzählige gute Ideen entstanden“, berichtet die IT-Leiterin des TGD. „Als zum Beispiel das Lizenzmodell des ERP-Systems vom Hersteller über Nacht geändert wurde, mussten wir dieses System kurzfristig ersetzen. Bei den wöchentlichen Meetings kam das Problem zur Sprache und als Lösung bot Limsophy LIMS ein fertig integrierbares Modul zur Chemikalien und Referenzsubstanzenverwaltung an, welches nach kleinen Anpassungen die Aufgaben des ERP übernehmen konnte.“

Neue Geschäftsmodelle entwickeln

Der TGD Bayern unterhält an allen Standorten Apotheken mit Medikamenten, welche aus rechtlichen Gründen streng getrennt sein müssen. An jedem Standort ist ein Arzt verantwortlich für die Medikamentenlogistik. Die Angestellten müssen wissen, wo das jeweilige Medikament gerade liegt, was dank des aufgedruckten Barcodes problemlos möglich ist. Wenn nun eine Packung die Apotheke verlässt, wird der neue Standort des Medikaments in Limsophy erfasst. Der neue Standort ist in diesem Fall der Kofferraum eines Tierarztes. Dort verbleiben die Medikamente bis zur Abgabe an den Landwirt. Falls bei der Behandlung nur ein Teil der Verpackungseinheit verbraucht wird, notiert man auch das in Limsophy und die restlichen Packungen oder Flaschen können bei einem neuen Einsatz weiterverwendet werden. Diese mobilen Apotheken werden bei der halbjährlichen Inventur des TGD Bayern genauso wie die Apotheken an den Standorten mitkontrolliert. Limsophy LIMS ermöglicht jederzeit eine Übersicht über den Bestand. Ein weiterer Vorteil der LIMS-Integration ist, dass die Medikamentenlogistik automatisch mit dem Rechnungs- oder Berichtsmodul verknüpft ist. So wurde aus der anfänglichen Idee einer einfachen Verwaltung von Substanzen eine komplette digitale Medikamentenverwaltung. Genau wie bei jedem Labor, tauchen auch beim TGD immer wieder neue Situationen auf, bei denen bestehende Prozesse verändert werden müssen. So z. B. die Anpassung eines Importfilters für ein neues Gerät oder eine geänderte Methode. Auch bei der Logistik können plötzlich neue Prozesse hinzukommen: Momentan wird die Probenanlieferung aus den unzähligen Schlachthöfen Bayerns noch in Papierform abgewickelt, aber demnächst soll jedes Paket einen Barcode erhalten und Limsophy soll die digitalen Sendungsnachweise inkl. Zeitstempel an jedem Übergabeort übernehmen. Wenn ein LIMS sich an solche neuen Herausforderungen anpassen kann, macht dies den Kunden unabhängig und reaktionsfähig. Aufgrund dieser Flexibilität kann ein Labor selbständig neue Geschäftsmodelle entwickeln.

Fundament für die Zukunft

Die Installation eines LIMS und der damit verbundene Aufwand seitens der Kundschaft und der Projektleitung ist eine Investition in die Zukunft. Ist die Software einmal eingeführt, wird sie zu einem vollwertigen Mitglied der Laborgemeinschaft. „Wir arbeiten sicherer, schneller und transparenter“, fasst IT-Leiterin Otto zusammen. „Wir sparen auch Geld, indem wir nur noch mit einer Software arbeiten und die Mitarbeitenden nur noch in einer Software schulen müssen.“ Der TGD Bayern feierte 2024 seinen 75. Geburtstag. Und Sabine Otto ist fest davon überzeugt, dass auf Basis des permanenten LIMS-Ausbaus noch viele erfolgreiche Dekaden vor ihnen liegen: „Wir wissen, dass wir mit Limsophy LIMS richtig liegen. Es wurde noch kein einziger unserer Wünsche nicht erfüllt.“ Beispielsweise können über das integrierte Webinterface die Probenergebnisse und die Antibiotikanutzung an die staatliche HIT-Datenbank übermittelt werden. Dafür wurde ein eigenes HIT-Modul gebaut. Der Tiergesundheitsdienst Bayern scheint also bestens gerüstet für die Zukunft. „Wir wissen nicht genau, was kommen wird, letztendlich sind es unsere Kunden und die sich ständig ändernden rechtlichen Rahmenbedingungen, die zu immer neuen Anforderungen führen. Wir können uns nur auf diese neuen Situationen vorbereiten“, sagt IT-Leiterin Otto abschließend. Mit ihrem LIMS haben sie dafür die ideale Software gefunden.

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